Yesplan is de standaard voor planningssoftware in de culturele sector en functioneert vaak als het kloppende hart van de operatie. Wij hebben de applicatie meerdere keren voorbij zien komen bij onze (Power)BI en data ware- en lakehouse projecten. Denk bijvoorbeeld bij SSPH Haarlem, Zaantheater en het Luxor Theater. Ben je hier beland omdat je zelf aan de slag wilt met je data of zoek je die ene gouden tip om je Yesplan data te ontsluiten? Dan zit je hier helemaal goed. We delen onze inzichten graag met je, zodat jij direct stappen kunt zetten.

Waarom data ontsluiten uit Yesplan?

Veel organisaties willen verder kijken dan de dagelijkse planning. Ze zoeken antwoorden op vragen die verder gaan dan "wie staat er vanavond op het podium?". Door informatie uit Yesplan te ontsluiten voor Business Intelligence (BI) en AI leg je de basis voor een datagedreven theater.

Hoewel Yesplan rijk is aan data over evenementen en zalen, wordt deze waarde vaak nog groter door koppelingen met bijvoorbeeld ticketingsystemen zoals Ticketmatic/Tixly of horeca systemen. Bij veel theaters worden er al stukken informatie gesynchroniseerd tussen deze systemen naar Yesplan, waardoor Yesplan het centrale informatiepunt wordt. Toch merken we dat dit voor veel organisaties nog maar het topje van de ijsberg is. Zelfs met deze koppelingen blijven diepere inzichten soms buiten bereik, waardoor je net die cruciale informatie mist om echt strategische keuzes te maken.

De beperkingen van standaard rapportage in Yesplan

Waarom kiezen organisaties voor een extern platform zoals PowerBI en/of een data ware- of lakehouse in plaats van de standaard rapportages in de applicatie?

• Gebrek aan flexibiliteit: Standaard rapportages zijn vaak rigide. Complexe vragen over bezettingsgraden over meerdere jaren of cross-sectorale analyses zijn lastig uit te voeren.
• Geen integrale blik: Je wilt data uit Yesplan combineren met marketingdata, financiële cijfers uit AFAS of Exact en bezoekersdata uit je ticketingsysteem. Dit is alleen mogelijk als je alle data naar Yesplan verplaatst, wat vaak geen realistische oplossing is.
• Historische data: Voor goede trendanalyses heb je een historisch archief nodig, wat niet altijd mogelijk is in de applicatie. Waardoor je vaak terecht komt bij een data ware- of lakehouse.

Hoe ontsluit je de data uit Yesplan?

Technisch gezien ontsluit je Yesplan via de REST API. De documentatie hiervan is uitstekend en stelt je in staat om op een gestructureerde manier data op te halen. Je kan bijvoorbeeld direct met PowerBI verbinden om eens te zien welke mogelijkheden er liggen.

Hoewel zo’n directe koppeling een vliegende start biedt, raden we voor het serieuzere werk een data warehouse of lakehouse aan. Dit vormt een robuuste fundering, zeker wanneer je data uit verschillende bronnen wilt laten samensmelten. In een dergelijke omgeving heb je de volledige controle: je kunt data overzichtelijk opschonen, dubbele velden elimineren en geavanceerde checks uitvoeren op de datakwaliteit. Zo bouw je niet alleen een rapportage, maar een betrouwbare bron van waarheid waar de hele organisatie op kan bouwen.

Tip: Maak gebruik van de Yesplan API documentatie om te zien welke endpoints (zoals events, locations en resources) voor jouw organisatie relevant zijn.

Welke inzichten levert de data uit Yesplan op?

Door Yesplan data te ontsluiten en eventueel ook te combineren met andere bronsystemen zoals je ticketing, horeca en/of boekhouding systeem kan je goed inzicht krijgen in de operatie. Voorbeelden van vraagstukken die we voorbij zagen komen zijn:

• Zaalbezetting: Hoe efficiënt worden de zalen benut over het gehele seizoen?
• Doelgroep analyse: Welke leeftijdscategorie bezoekt ons evenement? Waar komen deze vandaan?
• Financiële prognoses: Wat zijn de verwachte kosten voor het personeel en horeca?
• Evenement-analyse: Welke genres of type evenementen vragen de meeste resources ten opzichte van de opbrengst?
• .. Maak het zo gek als je wilt!

Waar moet je op letten bij het ontsluiten van Yesplan?

Hoewel het datamodel van Yesplan is en de API documentatie duidelijk is, hebben we nog een aantal lessen die goed zijn om bewust van te zijn wanneer je de data wilt ontsluiten:

• Wildgroei aan custom velden: In de loop der jaren maken organisaties vaak honderden custom velden aan (events custom tabel). Dit kan zorgen voor een "overload" aan informatie wanneer je deze ontsluit. Verwacht dus dat je soms even goed moet bekijken welke velden je nodig hebt.
• Vervuiling: De flexibiliteit van het Yesplan platform is super fijn, van het aanmaken van nieuwe kolommen zoals hierboven is vermeld tot eigen workflows die collega's hebben ingericht. Als je alleen daarna de data wilt gebruiken voor inzichten of AI, zul je bij het ophalen van de data geconfronteert kunnen worden met die data kwaliteit. Dit betekent bijvoorbeeld dubbele evenementen, niet altijd correct afgesloten evenementen, etc. Bij het ontsluiten van data kan het zijn dat je de data moet opschonen om betrouwbare rapportages te krijgen.
• API limieten: Wij merken dat het ophalen van alle Yesplan data soms ten opzichte van andere systemen vaak wat langer kan duren. De API heeft voor "grotere" hoeveelheden data ophalen een API rate limit. Voor de meeste organisaties is dit geen enkel probleem, omdat de data vaak maar één tot maximaal een paar keer per dag wordt opgehaald, maar het is wel goed om hier rekening mee te houden.
• Yesplan data is vaak niet voldoende: De ervaring leert dat alleen Yesplan-data is meestal niet genoeg om je belangrijkste KPI’s volledig in beeld te krijgen. Om echt diepgaand inzicht te krijgen, wil je deze gegevens combineren met details uit je ticketingsysteem, horeca-oplossing of boekhouding. Een data lake of data warehouse is dan de logische volgende stap om alles naadloos samen te brengen. Wil je je puur en alleen focussen op de data uit Yesplan? Dan kun je waarschijnlijk prima uit de voeten met de standaardrapportages in de tool zelf. Een andere goede eerste stap is om Yesplan direct te verbinden met PowerBI.

Yesplan ontsluiten voor BI of AI doeleinden?

Ben je benieuwd hoe wij dagelijks Yesplan-data ontsluiten voor diverse organisaties? Bij Quantile helpen we je bij het opzetten van een robuust datawarehouse of lakehouse. Hiermee transformeer je ruwe data naar een krachtige BI-omgeving vol waardevolle inzichten, klaar voor de toekomst met AI. Onze Yesplan-connector staat alvoor je klaar. Wij verzorgen de configuratie en het beheer, zodat jij je volledig kunt focussen op het gebruik van de data.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact met ons op via de website of stuur een mail naar info@quantile.nl.