Nostradamus is een software applicatie voor personeelsplanning en urenregistratie. Tijdens ons data- en BI-project in de culturele sector bij SSPH Haarlem zagen we hoe cruciaal dit systeem is voor de dagelijkse operatie. Maar hoe zet je die berg aan roosters en geklokte uren om in strategische sturing? Op deze blog vertellen we je meer over waarom je Nostradamus data zou willen ontsluiten, hoe je dat doet en wat tips op basis van onze ervaring.

Waarom data ontsluiten uit Nostradamus?

Veel organisaties gebruiken Nostradamus puur operationeel: roosters maken, uren accorderen en de koppeling met de verloning regelen. Wanneer je de applicatie draaiende hebt kan je op termijn ook inhoudelijk de data in willen duiken voor strategische doeleinden. Wellicht wil je niet alleen weten wie er gewerkt heeft, maar vooral of die inzet optimaal was. Of ben je benieuwd wat de verhouding is tussen je loonkosten en de gerealiseerde omzet per uur? Door data uit Nostradamus slim te ontsluiten, verander je een plannings-tool in een stuurinstrument.

In de praktijk zien we vaak dat organisaties data vaak handmatig exporteren naar Excel om het te vergelijken met hun andere cijfers. Dit leidt tot de bekende 'Excel-hel': foutgevoelige sheets, verouderde info en discussies over welke cijfers kloppen.

Een duurzame oplossing is het ontsluiten van al je bedrijfsinformatie naar één centrale plek zoals een data ware- of lakehouse. Hier kan je vervolgens een rapportage omgeving aanhaken zodat je tijd wint, betrouwbaarheid verhoogt en proactief kunt bijsturen door nieuwe inzichten.

De beperkingen van standaard rapportages van Nostradamus

Nostradamus biedt zelf dashboards aan en voor de dagelijkse check "staan we goed?" werken deze prima. Echter, zodra je diepere analyses wilt maken of data wilt combineren met externe bronnen, loop je wellicht tegen grenzen aan. Daarom kiezen organisaties voor een externe data-oplossing zoals Microsoft PowerBI of een eigen data ware- of lakehouse. Redenen waarom je dit zou overwegen omvatten:

• Vrijheid in analyse: Standaardrapportages zijn vaak statisch. Misschien wil jij wel specifiek de arbeidsproductiviteit zien per functiegroep afgezet tegen specifieke evenementen of weersomstandigheden. In een eigen data-omgeving bepaal jij de regels, niet de software.
• Het volledige plaatje: Nostradamus weet alles over je uren, maar niets over je exacte voorraad of realtime marketinguitgaven. Door planningsdata te koppelen aan je kassa of je financiële pakket, ga je van "wat hebben we uitgegeven aan loon?" naar "wat is de ROI van mijn personeelsinzet tijdens evenement XYZ?".
• Historisch archief opbouwen: Operationele systemen zijn vooral gebouwd voor het hier en nu en niet als archief voor meerdere jaren. Mocht je willen veranderen van personeelsysteem is de kans groot dat je een complexe data migratie project moet bewandelen of afscheid moet nemen van je eerder opgebouwde data. In een data ware- of lakehouse leg je die historische laag wél vast. Dat zorgt voor consistente definities, maakt trendanalyses over meerdere jaren mogelijk en maakt je organisatie onafhankelijk van wijzigingen in het bronsysteem. Je creëert zo een collectief geheugen dat steeds waardevoller wordt naarmate je organisatie groeit.

Hoe ontsluit je data uit Nostradamus?

Het ontsluiten van Nostradamus verloopt via een API-koppeling. De documentatie bevat informatie over het data model, welke tabellen je kan ontsluiten en hoe je dit kan aanpakken. Je kan Nostradamus contacteren voor het aanleveren van een API key die je nodig hebt bij elkaar aanvraag die je doet.

De API biedt de mogelijkheid om direct met PowerBI of een andere BI tool te verbinden. Maar zoals je wellicht weet, is dit vaak niet toekomstbestendig. BI tooling zijn gemaakt voor het visualiseren van data, niet voor het grootschalig ophalen van verschillende bronnen en het combineren. Daar zul je op termijn tegen limitaties aanlopen. Een mooie vervolgstap is dan vaak om tussen je systemen en je BI omgeving een data ware- of lakehouse te plaatsen.

Welke inzichten levert data uit Nostradamus op?

Door Nostradamus data te ontsluiten en te combineren met andere systemen, zoals in de culturele sector met bijvoorbeeld planning, finance, horeca en ticketverkoop, krijg je de mogelijkheid om uitgebreide analyses uit te voeren van je organisatie. Je kan dan denken aan vraagstukken beantwoorden zoals:

1. Loonkostenpercentage per shift: Inzicht in hoe je personeelskosten zich verhouden tot de omzet op specifieke dagdelen of evenementen.
2. Productiviteitsanalyse: Hoeveel omzet wordt er gegenereerd per gewerkt uur?
3. Planning vs. Realisatie: Inzicht in waar de grootste afwijkingen zitten tussen wat je van tevoren bedacht had en wat er uiteindelijk op de werkvloer gebeurde.

En ga zo maar door. Als je de data beschikbaar hebt en deze aan elkaar kan linken, kan je alle kanten op!

Waar moet je op letten bij het ontsluiten van Nostradamus?

Bij het ontsluiten van Nostradamus kun je mogelijk tegen een aantal uitdagingen aanlopen. Wij delen graag onze belangrijkste inzichten op basis van onze ervaringen:

• Verschillende formaten: Je hebt de mogelijkheid om de data te ontvangen via verschillende formaten. Denk hierbij aan CSV, JSON of XML. Vergeet dus ook niet dat je hier de flexibiliteit in hebt!
• Definitie van 'uur': Worden pauzes overal hetzelfde verwerkt? Hoe ga je om met toeslagen of overuren? Zorg voor eenduidige definities voordat je gaat rapporteren.
• Datakwaliteit bij de bron: Een dashboard is zo goed als de invoer. Als medewerkers niet consequent in- of uitklokken, vervuilt dit je analyses. Vraag daarom ook altijd even rond bij de verschillende afdelingen of er afwijkende processen spelen.‍
• Privacy (AVG): Je werkt bij deze bron met persoonsgegevens. Het is cruciaal om data te anonimiseren of te aggregeren!
• Doorbeek de silo's: De standaard rapportages zijn prima voor de basis, maar de echte waarde ontstaat bij het combineren. Mocht je alleen interesse hebben in de personeelsdata, zou ik je focussen op de standaard rapportage mogelijkheden of direct koppelen met PowerBI. Wil je andere bronnen combineren adviseren we je een data ware- of lakehouse op te zetten zodat je een robuuste oplossing hebt voor de toekomst.

Nostradamus ontsluiten voor BI of AI doeleinden?

Wil je stoppen met handmatige lijstjes en echt gaan sturen op je personeelsdata? Bij Quantile hebben we ervaring met het ontsluiten van Nostradamus, opzetten van data ware- en lakehouses en het bouwen van krachtige rapportages. Mocht je hulp willen bij het ontsluiten, dan ligt onze Nostradamus-connector voor je klaar. Wij verzorgen de configuratie en het beheer, zodat jij je volledig kunt focussen op het gebruik van de data.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact met ons op via de website of stuur een mail naar info@quantile.nl.