Smart Connections biedt CRM software aan waar je klantcontact, mailcampagnes en veel meer in kan organiseren. Wij kwamen hun software tegen tijdens een data- en Business Intelligence (BI) project voor SSPH Haarlem. Ben je benieuwd waarom bedrijven data uit Smart Connections ontsluiten en waar je specifiek op moet letten? In deze blog delen we onze praktijkervaringen, zodat jij direct een vliegende start kunt maken.

Waarom data ontsluiten uit Smart Connections?

Smart Connections biedt een stevig fundament voor al je klantinteracties, maar in de praktijk zien we vaak een 'informatiekloof' ontstaan. De waardevolle klantdata zit veilig opgesloten in Smart Connections, terwijl de rest van de business – zoals finance of operatie – op een ander eiland leeft. Organisaties kunnen ervaren dat de CRM data vaak niet voldoende context bevat om bepaalde keuzes te maken.

In sectoren zoals de cultuur- of evenementenwereld zien we bijvoorbeeld dat de link tussen klantprofielen en de werkelijke realisatie (zoals ticketverkoop en evenementen planning) vaak ontbreekt. Hierdoor is het lastig om diepgaande analyses uit te voeren op assen zoals klantwaarde over de jaren heen of de effectiviteit van specifieke campagnes.

Wanneer systemen niet naadloos samenwerken, eindig je onvermijdelijk met de beruchte 'Excel-sleur'. Je bent urenlang bezig met het handmatig samenvoegen van exports uit Smart Connections en andere pakketten. Dat is niet alleen foutgevoelig, het is een enorme tijdsinvestering die wekelijks of maandelijks terugkeert. Het vreet de tijd op die je liever zou besteden aan het analyseren van kansen of het bouwen aan klantrelaties.

Dit is precies waarom organisaties hun data uit Smart Connections ontsluiten naar een centrale omgeving, zoals een data ware- of lakehouse. In deze omgeving komt alle bedrijfsdata samen: het wordt gekoppeld, opgeschoond en getransformeerd tot één single source of truth. Deze centrale data-hub vormt de brandstof voor (Power)BI of Artificial Intelligence (AI). Je bouwt hiermee geen simpel rapportje, maar een schaalbaar platform dat meegroeit met je ambities.

De beperkingen van standaard rapportage van Smart Connections

Smart Connections ondersteunt je klantinteracties uitstekend, maar voor diepgaande, strategische analyses heb je vaak meer context nodig. Dit kan soms missen in je CRM systeem. Als oplossing halen organisaties data daarom naar een externe omgeving, zoals PowerBI of een data lakehouse. Dit zijn de belangrijkste redenen waarom zij deze stap zetten:

• KPI’s op jouw voorwaarden: De standaardrapportages in Smart Connections zijn vaak ontworpen als 'one-size-fits-all'. Jouw organisatie en processen zijn echter uniek. Wil je bijvoorbeeld de marketinguitgaven uit een ander systeem direct correleren aan de conversiecijfers in Smart Connections of de bezettingsgraad per zaal afzetten tegen de klantsegmenten uit je CRM? Dat is soms dan best lastig. In een eigen data-omgeving ben jij de architect van je eigen rekenregels. Je bent niet langer gebonden aan vaste tabellen, maar bouwt rapportages die naadloos aansluiten op jouw specifieke ambities.‍
• CRM-data in de juiste context: Smart Connections vertelt je wat er gebeurt in het klantcontact, maar de vraag waarom dat invloed heeft op het resultaat, wordt pas beantwoord als je bronnen combineert. Pas als je de CRM-data uit zijn silo haalt en mixt met bijvoorbeeld financiële cijfers, ticketing-data of urenregistraties, zie je het volledige plaatje. Je stopt met sturen op losse interacties en begint met het begrijpen van de werkelijke winstgevendheid per project of klantsegment. Zo verandert je CRM van een operationele tool in een strategisch kompas.
• Een waardevol historisch archief: Operationele systemen zijn gebouwd voor het 'hier en nu', niet als archief voor de lange termijn. Mocht je in de toekomst overstappen naar een ander systeem, dan loop je vaak tegen complexe datamigraties aan of moet je zelfs afscheid nemen van je historie. In een data warehouse of lakehouse leg je die historische laag wél vast. Dit zorgt voor consistente definities, maakt trendanalyses over meerdere jaren mogelijk en maakt je organisatie onafhankelijk van wijzigingen in het bronsysteem. Je creëert een collectief geheugen dat met de jaren alleen maar waardevoller wordt.

Hoe ontsluit je de data uit Smart Connections?

Je kan je data ontsluiten uit Smart Connections middels een REST API, let wel op: deze is niet voor elke klant standaard geactiveerd. Om de data-ontsluiting te starten, moet je de toegang expliciet aanvragen bij Smart Connections. Vervolgens implementeren zij de API voor jouw organisatie. Je ontvangt daarna documentatie waarin het datamodel wordt uitgelegd. Hierin staat precies welke endpoints (zoals personen, campagnes of voorstellingen) beschikbaar zijn en welke velden je kunt ophalen.

Voor een veilige verbinding ontvang je een specifiek account. Hiermee genereer je een zogenaamd bearer token. Deze token dient als je digitale toegangsbewijs; je moet het meesturen bij elke API-aanvraag die je doet. Zonder dit geldige token blijft de data veilig achter slot en grendel.

Tip: Omdat bearer tokens vaak een beperkte houdbaarheid hebben (ze verlopen na verloop van tijd), is het essentieel om het proces van het verversen van deze tokens te automatiseren in je data-pipeline. Zo voorkom je dat je rapportages onverhoopt stilvallen.

Welke inzichten levert data uit Smart Connections op?

Door de CRM-data uit Smart Connections te combineren met andere systemen – zoals je planning, horeca en ticketverkoop – ontstaat er een 360-graden beeld van je organisatie. Je stopt met gissen en begint met sturen op feiten. Wanneer je deze bronnen koppelt, kun je bijvoorbeeld antwoord geven op cruciale vraagstukken:

• Werkelijke klantwaarde (CLV): Wat is de totale waarde van een klant of relatie over de gehele looptijd? Wellicht bevat je CRM systeem niet alle transacties van een klant omdat deze in een ander systeem leven. Door deze data te matchen kan je een beter beeld vormen.
• Marketingactiviteiten analyseren: Je kan je marketingactiviteiten combineren met je evenementen informatie. Daardoor zou je bijvoorbeeld kunnen vergelijken hoe succesvol een campagne is geweest voor een specifiek type evenement of genre. Misschien zijn de marketingactiviteiten voor een bepaald genre succesvoller dan andere en kan je daarvan leren.
• Bezoekersprofiel vs. gedrag: Komen specifieke contacten die je in je CRM zitten vaker naar evenementen? En wat consumeren zij bij de horeca? Dit inzicht helpt je bij het segmenteren van je aanbod.

... De mogelijkheden zijn eindeloos. Maak het zo gek als je wilt; zolang de data er is kan je aan de slag!

Waar moet je op letten bij het ontsluiten van Smart Connections?

Het ontsluiten van data uit Smart Connections is een proces met een aantal specifieke stappen. Om te voorkomen dat voor verrassingen komt te staan, delen we hier onze belangrijkste lessen uit de praktijk:

• Begin bij het gewenste inzicht: Omdat de API-toegang bij Smart Connections specifiek moet worden ingericht, heb je niet standaard direct toegang tot álle beschikbare data. Niets is vervelender dan een voltooide inrichting waarbij je erachter komt dat je net die ene essentiële tabel of dat extra veld mist. Onze tip: Maak eerst een blauwdruk van de gewenste inzichten en rapportages. Inventariseer welke velden je daarvoor nodig hebt en dien dit volledige pakket in één keer in bij Smart Connections. Dit voorkomt vertraging door extra aanvraagrondes. Zij kunnen uiteraad hier ook in meedenken!
• Wees voorbereid op 'rate limits' bij grote datasets: De API van Smart Connections hanteert een strikte rate limit. Dit betekent dat het systeem een maximaal aantal verzoeken per minuut toestaat. Bij tabellen met miljoenen records kan dit leiden tot extreem lange laadtijden, wat frustrerend is voor je data-verwerking. Onze oplossing: Mocht je grote hoeveelheden data willen ophalen, zul je tegen deze rate limits aanlopen. Wij hebben dit opgelost door de grootste tabellen eenmalig handmatig te exporteren via de User Interface (UI). Deze methode bleek voor bulk-data sneller te zijn. Vervolgens hebben we de koppeling zo ingesteld dat deze alleen nog de nieuwe wijzigingen (incrementeel) ophaalt via de API. Zo houd je je data actueel zonder de limieten te overschrijden.
• Kijk verder dan alleen CRM-data: Het analyseren van Smart Connections-data is waardevol, maar de data wordt pas écht strategisch wanneer je deze combineert met andere bronnen. Een standaard CRM-dashboard vertelt je vaak het 'wat' (bijv. het aantal leads), maar zelden het 'waarom' (bijv. de marge per klant). De strategie: Ontsluit je data naar een centraal data warehouse of lakehouse. Hier combineer je de klantinteracties uit Smart Connections met je financiële cijfers of verkoopdata uit systemen zoals Ticketmatic of Tixly. Op deze manier kan je een 360-graden perspectief krijgen op de organisatie.

Smart Connections ontsluiten voor BI of AI doeleinden?

Ben je benieuwd hoe wij dagelijks Smart Connections data ontsluiten? Of heb je gewoon hier wat vragen over? Bij Quantile denken we graag met je mee vanuit onze ervaring. Wij helpen organisaties met het opzetten van een data ware- of lakehouse in combinatie met BI/AI doeleinden. Hiermee transformeer je ruwe data naar een krachtige BI-omgeving vol waardevolle inzichten, klaar voor de toekomst met AI.

Mocht je hulp willen bij het ontsluiten, dan ligt onze Smart Connections connector al voor je klaar. Wij verzorgen de configuratie en het beheer, zodat jij je volledig kunt focussen op het gebruik van de data!

Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact met ons op via de website of stuur een mail naar info@quantile.nl.