Dyflexis is een oplossing voor personeelsplanning en urenregistratie. Wij maakten kennis met deze software tijdens een data- en Business Intelligence (BI) project voor het Zaantheater. Ben je benieuwd waarom organisaties ervoor kiezen om hun data uit Dyflexis te ontsluiten of ben je op zoek naar praktische tips voor de koppeling? Dan ben je hier aan het juiste adres. In deze blog delen we onze ervaringen, zodat jij direct een voorsprong hebt!

Waarom data ontsluiten uit Dyflexis?

Veel organisaties vertrouwen op software applicaties zoals Dyflexis voor een strakke personeelsplanning en nauwkeurige urenregistratie. Toch blijft het vaak een uitdaging om die uren en personeelskosten echt te laten spreken voor de rest van de business. Geklokte uren en roosters zeggen namelijk niet alles als de context ontbreekt. In de culturele sector zien we bijvoorbeeld dat het lastig is om de werkelijke inzet van personeel direct te koppelen aan de resultaten van specifieke evenementen, genres of producties. De systemen registreren de uren wel, maar het volledige plaatje van de ontbreekt.

Wanneer die integrale blik mist, vallen teams vaak terug op de bekende 'Excel-puzzel'. Je bent dan uren bezig met het exporteren van data uit Dyflexis om deze handmatig naast je omzetcijfers of bezoekersaantallen te leggen. Dat is niet alleen foutgevoelig, het vreet ook kostbare tijd. Zeker wanneer je dit elke week of maand wilt herhalen.

Daarom kiezen steeds meer organisaties ervoor om hun data automatisch uit Dyflexis te ontsluiten naar een data ware- of lakehouse. Dit is dé manier om je personeelsdata te laten samenwerken met de rest van je organisatie. Of je nu gaat voor diepe BI-inzichten of de eerste stappen zet met Artificial Intelligence (AI): je legt hiermee een fundament waar je blind op kunt varen.

In een data platform ga je veel verder dan een eenmalig overzichtje. Je haalt dagelijks automatisch de meest actuele data uit Dyflexis en je andere bronsystemen op. In je eigen platform wordt deze ruwe data gepolijst, worden fouten weggefilterd en bouw je aan een single source of truth.

De beperkingen van standaard rapportage van Dyflexis

Dyflexis is een krachtige tool voor je personeelsplanning en urenregistratie, maar voor strategische diepgang loop je vaak tegen de grenzen van de software aan. Dit is waarom moderne organisaties hun operationele data naar een externe omgeving trekken, zoals PowerBI of een data lakehouse. Denk hierbij aan beweegredenen als:

• Custom KPI’s zonder grenzen: De standaardrapportages in Dyflexis zijn functioneel voor dagelijks gebruik, maar missen vaak de nodige nuance voor complexe analyses. Wat als je de loonkosten per gewerkt uur wilt afzetten tegen de productiviteit per afdeling of de verhouding tussen vast en flexibel personeel wilt correleren aan de seizoensgebonden drukte? In een eigen data-omgeving bepaal jij de rekenregels. Je bent niet langer beperkt tot de standaard exports, maar creëert inzichten die écht passen bij jouw unieke personeelsbeleid.
• Personeelsdata uit de isolatie: Dyflexis vertelt je precies hoeveel uren er zijn gewerkt, maar niet altijd wat die uren hebben opgeleverd. Pas als je urenregistratie mixt met andere databronnen, zoals omzetcijfers uit je kassasysteem, bezoekersaantallen of projectmanagement-data, ontdek je de echte verbanden. Je stopt met het simpelweg managen van een rooster en begint met het optimaliseren van je personeelsinzet op basis van werkelijke rendementen en bedrijfsresultaten.‍
• Historisch archief opbouwen: Operationele systemen zoals Dyflexis zijn vooral gebouwd voor het hier en nu en niet als archief voor meerdere jaren. Mocht je willen veranderen van systeem is de kans groot dat je een complexe data migratie project moet bewandelen of afscheid moet nemen van je eerder opgebouwde data. In een data ware- of lakehouse leg je die historische laag wél vast. Dat zorgt voor consistente definities, maakt trendanalyses over meerdere jaren mogelijk en maakt je organisatie onafhankelijk van wijzigingen in het bronsysteem. Je creëert zo een collectief geheugen dat steeds waardevoller wordt naarmate je organisatie groeit.

Hoe ontsluit je de data uit Dyflexis?

Voor het ontsluiten van Dyflexis-data maak je gebruik van de REST API. De documentatie hiervoor is zeer overzichtelijk en biedt een volledig overzicht van alle beschikbare tabellen en endpoints. Om deze data op te vragen, is een specifiek API-token vereist. Deze moet je bij Dyflexis opvragen!

Welke inzichten levert data uit Dyflexis op?

Door de planning- en urenverwerking van Dyflexis te koppelen aan je andere systemen, zoals je kassasysteem (POS), ticketing-software of ERP, ontstaat er een 360-graden beeld van je bedrijfsvoering. Je stopt met varen op onderbuikgevoel en kan antwoord krijgen op cruciale vraagstukken zoals:

• Rendement op personeelsinzet: Wat is de werkelijke winstgevendheid van een project of evenement als je de exacte loonkosten uit Dyflexis direct naast de omzetcijfers legt?
• Prognose vs. realiteit: Hoe nauwkeurig was de planning? Analyseer het verschil tussen de ingeroosterde uren en de daadwerkelijk geklokte uren om je toekomstige budgettering aan te scherpen.
• Slim inplannen: Welk type evenement of welke weersomstandigheden zorgen voor een piek in de werkdruk? Voorspel op basis van historische data uit Dyflexis precies wanneer je extra toppers moet inzetten en voorkom overbezetting op rustige dagen.
• Productiviteitsanalyse: Hoe verhoudt de personeelsinzet per afdeling zich tot de geproduceerde eenheden of de totale bezoekersstroom? Ontdek waar de efficiëntie omhoog kan zonder de kwaliteit te verliezen.

... De mogelijkheden zijn eindeloos. Maak het zo gek als je wilt; zolang de data in Dyflexis staat, kun je ermee aan de slag om je organisatie naar een hoger niveau te tillen!

Waar moet je op letten bij het ontsluiten van Dyflexis?

Bij het ontsluiten van Dyflexis kun je mogelijk tegen uitdagingen aanlopen. Wij delen graag onze inzichten op basis van onze ervaringen, zodat jij niet voor verrassingen komt te staan:

• Incrementeel laden: Uren registraties kunnen al snel oplopen, elke transactie vergroot de achterliggende database. Het is bij veel organisaties vaak niet efficiënt om elke dag de volledige data op te halen. Mocht je data goed zijn inricht en je de mogelijkheid hebt om incrementeel te laden. Doe dat dan ook! Hierbij haal je alleen de nieuwe of gewijzigde mutaties op sinds de laatste run. Dat scheelt een hoop wachttijd en houdt je data-pijplijn razendsnel.
• Koppelen aan evenementen: Het direct toewijzen van gewerkte uren aan een specifiek event is binnen een urenregistratiesysteem vaak lastig. Dit is een uitdaging die we in de culturele sector regelmatig terugzien. Een collega die op één dag voor meerdere evenementen werkt, splitst de uren meestal niet handmatig op. Hierdoor is het lastig te herleiden hoeveel tijd er exact in een specifiek evenement is gaan zitten. Een mogelijke oplossing hiervoor is het werken met een proxy-verdeling. Je verdeelt de gewerkte uren dan pro rato, bijvoorbeeld op basis van bezoekersaantallen voor gelijktijdige evenementen. Let wel op: dit blijft een schatting. Je doet immers de aanname dat een groter bezoekersaantal automatisch leidt tot een hogere inzet van uren.‍
• Doorbreek de silo: Dyflexis analyseren is een geweldige start, maar de echte magie ontstaat pas zodra je de muren tussen je afdelingen afbreekt. Wil je alleen je personeelsplanning en uren registratie analyseren? Dan volstaan de standaardrapportages vaak wel. Wil je echter de diepte in met cross-analyses tussen de data van verschillende systemen? Dan is een data ware- of lakehouse een logische stap om alles samen te brengen.

Dyflexis ontsluiten voor BI of AI doeleinden?

Ben je benieuwd hoe wij dagelijks Dyflexis data ontsluiten? Of wil je gewoon eens sparren over dit onderwerp? Bij Quantile helpen we je graag verder. Zo helpen wij organisaties met het opzetten van een data ware- of lakehouse in combinatie met BI/AI doeleinden. Hiermee transformeer je ruwe data naar een krachtige BI-omgeving vol waardevolle inzichten, klaar voor de toekomst met AI. Mocht je hulp willen bij het ontsluiten, dan ligt onze Dyflexis connector voor je klaar. Wij verzorgen de configuratie en het beheer, zodat jij je volledig kunt focussen op het gebruik van de data.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact met ons op via de website of stuur een mail naar info@quantile.nl.