Visma ERP wordt regelmatig bij bedrijven gebruikt voor onder andere de boekhouding. Ook wij zagen deze applicatie voorbij komen in ons werkveld, zoals bij het data- en Business Intelligence (BI) project van het Zaantheater. Ben jij benieuwd waarom bedrijven data uit Visma ERP ontsluiten en waar je op moet letten? Dan ben je aan het juiste adres. In deze blog zullen wij onze ervaringen delen zodat jij hierna aan de slag kan gaan.

Waarom data ontsluiten uit Visma ERP?

Veel organisaties bouwen op de kracht van Visma voor hun ERP en administratie. Het biedt een stevige grip op de cijfers, maar in de praktijk zien we vaak een 'informatiekloof'. De financiële data zit veilig opgesloten in Visma, terwijl de rest van de business – zoals bijvoorbeeld marketing – op een ander eiland leeft. Organisaties merken dat de cijfers op een balans gaan pas echt leven als je ze koppelt aan de context. In de culturele sector zien we bijvoorbeeld dat je vaak de koppeling mist met je evenementen en dus moeilijk over assen als genre en producties analyses kan uitvoeren. Zonder die link blijft je financiële overzicht slechts een achteruitkijkspiegel.

Wanneer systemen niet naadloos samenwerken, eindig je onvermijdelijk met de beruchte 'Excel-sleur'. Je bent urenlang bezig met het handmatig samenvoegen van exports uit Visma en andere pakketten. Dat is niet alleen foutgevoelig, het is een enorme tijdsinvestering, zeker wanneer je dit elke week of maand moet herhalen. Het vreet de tijd op die je misschien anders zou willen spenderen.

Dit is waarom organisaties hun Visma-data ontsluiten naar een omgeving waar andere software systemen ook data naar toe sturen, dit zijn de welbekende data ware- of lakehouses. Dit is een omgeving waar alle data samenkomt, wordt gekoppeld, incorrecte data weggefiltert en je een single source of truth opbouwd. De data hierin wordt dan vervolgens gebruikt voor (Power)BI of Artificial Intelligence (AI) doeleinden. Je bouwt hiermee geen simpel rapportje, maar een schaalbaar platform dat meegroeit met je ambities. Het resultaat? Een betrouwbaar fundament waar elk team – van control tot marketing – zelf antwoorden kan vinden. Of je nu je personeelsplanning wilt optimaliseren op basis van marges of je marketingbudget wilt inzetten waar het de meeste impact heeft: een geautomatiseerde Visma-koppeling is de game changer voor elke datagedreven organisatie.

De beperkingen van standaard rapportage van Visma ERP

Visma is een ijzersterk fundament voor je administratieve processen, maar voor diepgaande, strategische analyses mis je toch meer informatie. Moderne organisaties trekken hun data daarom naar een externe omgeving zoals Power BI of een data lakehouse. Dit zijn de belangrijkste redenen waarom zij de stap naar buiten zetten:

• KPI’s op jouw voorwaarden: De standaardrapportages in Visma zijn ontworpen als 'one-size-fits-all'. Maar jouw organisatie is uniek. Wil je bijvoorbeeld je vaste lasten afzetten tegen de live bezettingsgraad per podium, of je marketinguitgaven direct correleren aan de horeca-omzet van een specifiek genre? In je eigen data-omgeving ben jij de architect van je eigen rekenregels. Je bent niet langer gebonden aan de standaard tabellen, maar bouwt rapportages die naadloos aansluiten op jouw specifieke ambities.
• Financiën in de juiste context: Visma vertelt je feilloos wat er onder de streep overblijft, maar de vraag waarom dat zo is, wordt vaak niet zo gemakkelijk beantwoord. Pas als je de financiële cijfers uit hun silo haalt en mixt met je ticketing-data, bezoekersstromen of productiekosten, zie je het hele plaatje. Je stopt met het sturen op losse posten en begint met het begrijpen van de werkelijke winstgevendheid per project of klantsegment. Zo verander je je boekhouding van een verantwoordingsinstrument in een strategisch kompas.

Hoe ontsluit je de data uit Visma ERP?

Om je data te ontsluiten uit Visma ERP kun je gebruik maken van hun REST API. De documentatie is erg overzichtelijk en laat je zien welke tabellen/entiteiten je kan ophalen. Om er voor te zorgen dat niet iedereen zo maar bij je data komt, heeft Visma gebruik gemaakt van OAuth.

Dit biedt je de mogelijkheid om direct met PowerBI of een andere BI tool te verbinden aan. Maar zoals je wellicht weet, is dit vaak niet toekomstbestendig. BI tooling zijn gemaakt voor het visualiseren van data, niet voor het grootschalig ophalen van verschillende bronnen en het combineren. Daar zul je op termijn tegen limitaties aanlopen. Een mooie vervolgstap is dan vaak om tussen je systemen en je BI omgeving een data ware- of lakehouse te plaatsen.

Welke inzichten levert data uit Visma ERP op?

Door Visma ERP data te combineren met andere systemen, zoals in de culturele sector met bijvoorbeeld je planning, horeca en ticketverkoop, ontstaat er een 360-graden beeld dat de hele organisatie scherp houdt. Je kan dan denken aan vraagstukken beantwoorden zoals:

• Winstgevendheid: Wat is de werkelijke winstgevendheid van één evenement, set aan evenementen of genre als je álle kosten en opbrengsten (van ticket tot horeca) direct naast elkaar legt?
• Prognose vs. realiteit: Hoe accuraat waren onze voorspellingen? Is onze begroting gelijk aan onze realisatie?
• Smart staffing: Welke evenementen, type evenementen of genres zorgen voor een piek voor de horeca? Een mooi inzicht om te weten wanneer je extra horeca collega's kan gebruiken op basis van je historische data.
• Marketing: Wat was de impact van de advertentiekosten op de ticketverkoop?

... De mogelijkheden zijn eindeloos. Maak het zo gek als je wilt; zolang de data er is kan je aan de slag!

Waar moet je op letten bij het ontsluiten van Visma ERP?

Het ontsluiten van data uit Visma ERP kan voor sommige best complex zijn. Je hebt veel tabellen, je OAuth gegevens verzamelen kan wat overweldigend zijn en de juiste data aan elkaar knopen vereist aandacht voor details. Dit waren onze belangrijkste lessen van het werken met Visma ERP:

• Incrementeel laden: In een groeiende organisatie neemt de hoeveelheid financiële mutaties in Visma hard toe. Het is een veelgemaakte fout om bij elke verversing de volledige tabel met facturen of journaalposten binnen te trekken. Dit legt onnodige druk op de API-limieten, vertraagt het ophalen van data en kan dus ook je cloudkosten vergroten. Onze tip is: maak gebruik van 'lastModifiedDateTime' filter indien dat mogelijk is. Door alleen de wijzigingen op te halen die sinds de vorige synchronisatie hebben plaatsgevonden (incrementeel laden), blijft je data-pijplijn lichtvoetig en je cloudverbruik binnen de perken.
• OAuth credentials: In plaats van alleen een simpele inlog, werk je met een Client ID, Client Secret en specifieke gebruikersmachtigingen binnen de Visma-omgeving zelf. De uitdaging hiervan is dat je het concept van 'Token Exchange' onder de knie moet krijgen. Tokens verlopen en moeten op de juiste manier worden vernieuwd zonder handmatige tussenkomst. Wij automatiseren dit proces standaard in Python. Zo zorgen wij er voor dat je dit een keer goed insteld en weinig nog naar moet omkijken. Let wel op dat je de juiste rollen in Visma ingesteld voor de API-gebruiker, anders loop je ondanks een werkende verbinding alsnog tegen lege tabellen aan.
• Kijk verder dan de financiën: Het analyseren van je grootboekrekeningen in Visma is waardevol, maar de data wordt pas écht strategisch wanneer je deze combineert met andere informatiebronnen. Standaard dashboards in Visma tonen je de wat (bijv. de kosten), maar niet altijd de waarom. De oplossing is om je Visma data te ontsluiten naar een een centraal data ware- of lakehouse. Hier kun je financiële cijfers combineren met andere operationele data. Denk aan het afzetten van de loonkosten uit Visma tegenover de live verkoopdata uit je ticketingsysteem Ticketmatic of Tixly. Pas in die gecombineerde omgeving zie je de werkelijke marges per genre of event en kan je echt 360 graden inzicht krijgen.

Visma ERP ontsluiten voor BI of AI doeleinden?

Ben je benieuwd hoe wij dagelijks Visma ERP data ontsluiten? Of heb je gewoon hier wat vragen over? Bij Quantile denken we graag met je mee vanuit onze ervaring. Wij helpen organisaties met het opzetten van een data ware- of lakehouse in combinatie met BI/AI doeleinden. Hiermee transformeer je ruwe data naar een krachtige BI-omgeving vol waardevolle inzichten, klaar voor de toekomst met AI.

Mocht je hulp willen bij het ontsluiten, dan ligt onze Visma ERP connector al voor je klaar. Wij verzorgen de configuratie en het beheer, zodat jij je volledig kunt focussen op het gebruik van de data!

Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact met ons op via de website of stuur een mail naar info@quantile.nl.