Exact Online is dé standaard voor boekhouding en dat merken we. We komen de applicatie wel eens tegen in ons werkveld, zoals bij het data- en Business Intelligence (BI) project van Luxor Theater. Ben jij als organisatie benieuwd bent waarom bedrijven data uit Exact Online ontsluiten en waar je hierbij op moet letten? Dan ben je op deze pagina op de juiste plek. We delen wat van onze ervaringen zodat jij weet waar je op moet letten en wat je kan verwachten!

Waarom data ontsluiten uit Exact Online?

Veel organisaties vertrouwen op Exact Online voor een solide administratie en grip op de cijfers. Toch blijft het vaak een uitdaging om die financiële KPI’s echt te laten spreken voor de rest van de business. Cijfers op een balans zeggen namelijk niet alles als de context ontbreekt. In de culturele sector zien we bijvoorbeeld dat het lastig is om financiële resultaten direct te koppelen aan evenementen die vallen binnen een specifieke genre of productie. De systemen praten vaak wel een beetje met elkaar, maar het volledige plaatje ontbreekt.

Wanneer die integrale blik mist, vallen teams vaak terug op de bekende 'Excel-puzzel'. Je bent dan uren bezig met het exporteren van data uit je boekhoudsysteem om dit handmatig naast je andere operationele cijfers te leggen. Dat is niet alleen foutgevoelig, het vreet ook kostbare tijd. Vooral als je dit periodiek doet.

Daarom kiezen sommige organisaties ervoor om hun data automatisch uit Exact Online te ontsluiten naar een data warehouse of lakehouse. Dit is een manier om je financiële data echt te laten samenwerken met de rest van je organisatie. Of je nu gaat voor diepe BI inzichten of de eerste stappen zet met Artificial Intelligence (AI): je legt hiermee een fundament waar je blind op kunt varen.

Je gaat dan verder dan alleen een eenmalig overzichtje maken. Je haalt bijvoorbeeld elke dag alle data op van de verschillende bronsystemen en laadt dat in je eigen ware- of lakehouse. Het is de plek waar je ruwe data polijst, incorrect data wegfiltert en een single source of truth bouwt. Zo creëer je geen statische rapportages, maar een dynamisch platform dat meegroeit met je ambities. Het resultaat? Een betrouwbaar fundament waar die diverse teams hun vragen kunnen beantwoorden doormiddel van de data. Of je nu je marketing aanscherpt of je planning optimaliseert. Een onmisbare stap voor elke organisatie dat écht datagedreven wil werken.

De beperkingen van standaard rapportage van Exact Online

Exact Online is een topper voor je administratie, maar voor strategische diepgang loop je vaak tegen de grenzen van de software aan. Dit is waarom moderne organisaties hun financiële data naar een externe omgeving trekken zoals PowerBI of een data lakehouse, denk bijvoorbeeld aan beweegredenen als:

• Custom KPI’s zonder grenzen: De standaardrapportages in Exact zijn gebouwd voor alle gebruikers. Maar wat als jij je overhead wilt afzetten tegen de bezettingsgraad per zaal, of de personeelskosten wilt correleren aan de baromzet van specifieke genres? In een eigen data-omgeving bepaal jij de rekenregels. Je bent niet langer beperkt tot de standaard kolommen, maar creëert inzichten die écht passen bij jouw unieke organisatie.
• Financiële data uit de isolatie: Exact Online vertelt je hoeveel er onder de streep overblijft, maar niet altijd waarom. Pas als je financiële cijfers mixt met je andere data, zoals in de culturele sector met ticketing, horeca of evenementen data, ontdek je de echte verbanden. Je stopt met kijken naar losse facturen en begint met het begrijpen van de volledige klantreis en de winstgevendheid per project.

Hoe ontsluit je de data uit Exact Online?

Technisch gezien koppel je met Exact Online via hun REST API, waarbij je gebruikt moet maken van een beveiligde OAuth-verbinding. De documentatie is uitgebreid maar kan toch wel wat overweldigend zijn. Je zou direct kunnen verbinden met PowerBI naar je Exact Online omgeving, maar zoals je wellicht weet is dit vaak niet toekomstbestendig als je andere bronnen hier aan wilt koppelen. Dan zul je toch een keer moeten overstappen naar een data ware- of lakehouse.

Welke inzichten levert data uit Exact Online op?

Door Exact Online-data te combineren met andere systemen, zoals in de culturele sector met bijvoorbeeld je planning, horeca en ticketverkoop, ontstaat er een 360-graden beeld dat de hele organisatie scherp houdt. Je kan dan denken aan vraagstukken beantwoorden zoals:

• Winstgevendheid van een evenement: Wat is de werkelijke winstgevendheid van een productie als je álle kosten en opbrengsten (van ticket tot horeca) direct naast elkaar legt?
• Prognose vs. realiteit: Hoe accuraat waren onze voorspellingen? Komt de begroting overeen met de keiharde realisatie van ticketverkoop en horeca-omzet.
• Smart staffing: Welk type evenement of genre zorgt voor een piek aan de bar? Voorspel precies wanneer je extra horeca-toppers moet inzetten op basis van historische data.
• Marketing ROI: Welke impact hebben die extra advertentiekosten op gehad op de daadwerkelijke conversie in je ticketverkoop?

... De mogelijkheden zijn eindeloos. Maak het zo gek als je wilt; zolang de data er is kan je aan de slag!

Waar moet je op letten bij het ontsluiten van Exact Online?

Het ontsluiten én het werken met data uit Exact Online kan behoorlijk complex zijn als je dit voor de eerste keer doet. Dit waren onze belangrijkste lessen toen wij werkte met Exact Online:

• Incrementeel laden: Financiële administraties kunnen gigantisch worden; elke kleine transactie telt mee. Het is niet efficiënt (en onnodig duur qua cloudkosten) om elke dag je volledige historie opnieuw op te halen. Onze tip: werk met incrementeel laden. Hierbij haal je alleen de nieuwe of gewijzigde mutaties op sinds de laatste run. Dat scheelt een hoop wachttijd en houdt je data-pijplijn razendsnel.
• De OAuth-puzzel: Exact Online is streng beveiligd via het OAuth-protocol. Om de data op te halen, heb je een client_id en client_secret nodig. We gaan eerlijk met je zijn: de eerste keer dat je dit instelt, kan het best even frustrerend zijn. Je moet goed begrijpen hoe tokens werken en hoe je deze automatisch ververst. Lees dan ook even goed de stappen in de documentatie. Als je dan beide secrets hebt, kan je aan de slag. Wij bouwen onze connectors standaard in Python, zodat we het proces van token-refreshing volledig kunnen automatiseren. Eenmaal ingesteld, heb je er weinig omkijken meer naar.
• Doorbreek de financiële silo: Exact Online analyseren is een fantastische start, maar de echte magie ontstaat pas zodra je de muren tussen je afdelingen afbreekt. Wil je alleen je balans, winst- en verliesrekening en transacties inzien? Dan volstaan de standaardrapportages van Exact vaak wel. Wil je echter de diepte in met cross-analyses, zoals de personeelskosten uit Exact afzetten tegen de ticketomzet per genre uit Tixly? Dan is een data ware- of lakehouse een logische stap om alles samen te brengen.

Exact Online ontsluiten voor BI of AI doeleinden?

Ben je benieuwd hoe wij dagelijks Exact Online data ontsluiten? Of wil je gewoon eens sparren over dit onderwerp? Bij Quantile helpen we je graag verder. Zo helpen wij organisaties met het opzetten van een data ware- of lakehouse in combinatie met BI/AI doeleinden. Hiermee transformeer je ruwe data naar een krachtige BI-omgeving vol waardevolle inzichten, klaar voor de toekomst met AI. Mocht je hulp willen bij het ontsluiten, dan ligt onze Exact Online connector voor je klaar. Wij verzorgen de configuratie en het beheer, zodat jij je volledig kunt focussen op het gebruik van de data.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact met ons op via de website of stuur een mail naar info@quantile.nl.