Bork ontwikkelt software voor organisaties actief in de horeca. Wij zagen de applicatie voorbij komen in de culturele sector, tijdens ons data- en BI project met SSPH Haarlem. Ben jij benieuwd hoe je data uit Bork kan gebruiken om betere beslissingen te maken? Of ben je gewoon benieuwd naar een ervaren partij voor wat tips? Dan ben je op de juiste pagina. Laten we er direct induiken.

Waarom data ontsluiten uit Bork?

Veel organisaties zien hun kassasysteem, zoals Bork, vooral als een registratietool. Maar daar begint het bij sommige juist. Want hoe vertaal je die eindeloze stroom transacties naar strategisch inzicht? Je wilt waarschijnlijk niet alleen weten wat je verkoopt, maar ook begrijpen waarom.

Welke product leveren de hoogste marge? Wanneer is de gemiddelde besteding het hoogst? En wat zijn de verschillende tussen de locaties onderling? Door data uit Bork slim te ontsluiten, maak je van je kassa een stuurinstrument. Je verschuift van operationeel registreren naar actief optimaliseren.

Vaak is een POS-systeem het kloppend hart van de zaak en is het omringt met andere systemen zoals de planning, voorraad en finance. Hoewel er vaak wel data wordt gesynchroniseerd, zoals dagtotalen, blijft de diepere context vaak uit het zicht.

Om die context toch te combineren met je horeca data, belanden veel organisaties in een 'Excel-hel'. Handmatige exports, verschillende definities en foutgevoelige spreadsheets maken sturen op cijfers onzeker en tijdrovend. Daarom kiezen veel organisaties vaak voor een duurzame ontsluiting; één robuuste rapportage-omgeving waar al je bedrijfsdata in samenkomt. Daardoor ontstaat er één waarheid. Je wint tijd, verhoogt de betrouwbaarheid en creëert ruimte om strategisch te sturen in plaats van achteraf te rapporteren.

De beperkingen van standaard rapportage van Bork

Hoewel Bork standaardrapportages en operationele dashboards biedt, merken veel organisaties dat ze uiteindelijk tegen beperkingen aanlopen. Voor dagelijkse sturing is het prima, maar zodra je echt strategisch wilt analyseren, schiet het systeem vaak tekort. Daarom kiezen steeds meer organisaties voor een externe data-oplossing, zoals Microsoft PowerBI of een eigen data ware- of lakehouse. Redenen waarom je data uit Bork zou willen ontsluiten omvatten:

• Analyseren hoe jij het wilt: Standaardrapportages zijn ontworpen voor de gemiddelde gebruiker. Handig, maar niet altijd genoeg. Misschien wil je bijvoorbeeld inzicht in de marge van bepaalde menucombinaties per dagdeel, of zien hoe upselling per locatie presteert ten opzichte van personeelsinzet. Dergelijke kruisanalyses gaan vaak verder dan wat de standaardrapportages bieden. Zodra je data ontsluit en combineert met andere systemen, verdwijnen die beperkingen: jij bepaalt de spelregels, niet de software.‍
• Alleen horeca data: Bork geeft je een volledig overzicht van transacties: wat is verkocht, wanneer en tegen welke prijs. Maar het echte verhaal begint pas als je deze data koppelt aan marketinginformatie, personeelsplanning of financiële administratie. Bijvoorbeeld door integraties met planningssoftware. Zo ga je van “wat was de omzet vandaag?” naar diepere inzichten zoals “welke evenementen zorgen voor hogere gemiddelde besteding?” of “hoeveel medewerkers zijn er nodig voor evenement X op basis van historische data?”, een compleet ander niveau van sturen.
• ‍Archief opbouwen: Operationele systemen zijn gebouwd voor het hier en nu en niet als archief voor meerdere jaren. Mocht je willen veranderen van systeem is de kans groot dat je een complexe data migratie project moet bewandelen of afscheid moet nemen van je eerder opgebouwde data. In een data ware- of lakehouse leg je die historische laag wél vast. Dat zorgt voor consistente definities, maakt trendanalyses over meerdere jaren mogelijk en maakt je organisatie onafhankelijk van wijzigingen in het bronsysteem. Je creëert zo een collectief geheugen dat steeds waardevoller wordt naarmate je organisatie groeit.

Hoe ontsluit je de data uit Bork?

Waar we bij de meeste systemen normaal gesproken verbinding maken via API-endpoints of een database, verloopt het ontsluiten van Bork-data iets anders: zij zullen namelijk data naar je toesturen. Dit kan je opgang zetten door contact op te nemen met Bork. Binnen onze samenwerking waren zij verantwoordelijk voor het inrichtingen van een dagelijks script dat data overzet van de klant naar de desbetreffende omgeving via een FTP-server. Het proces was snel opgezet en ze dachten actief mee over de beste manier om de data beschikbaar te maken.

In de praktijk zou je bijvoorbeeld een storage container kunnen gebruiken (bijvoorbeeld in Microsoft Azure) als landingsplek voor Bork. Vanuit daar kun je de data verwerken, opschonen en beschikbaar maken voor analyses of dashboards. Zo ontstaat er een betrouwbare, continue stroom van transactiedata die je kunt gebruiken voor inzichten en besluitvorming.

Welke inzichten levert data uit Bork op?

Door Bork-data te combineren met andere bedrijfsinformatie, zoals planning, marketing, voorraad en boekhouding, krijg je een compleet beeld van je operatie. Je kan daardoor veel verder kijken dan alleen de kassaresultaten. Voorbeelden van inzichten zijn:

• Horeca omzet op eventniveau: Wat is de marge als je omzet uit horeca en extra services bij elkaar optelt op evenement niveau?
• Bezoekers- en klantanalyse: Welke klantsegmenten zorgen voor meer herhaalaankopen en welke promoties werken het beste? In de culturele sector zie je bijvoorbeeld dat er grote verschillen liggen tussen type evenementen, denk bijvoorbeeld aan het genre pop vs. klassiek.
• Personeel en voorraad: Hoe zorgen we ervoor dat er genoeg personeel en voorraad is op basis van historische transacties? Door die data te analyseren kan je zorgen dat de planning, inkoop en horeca beter op elkaar zijn afgestemd.

Kortom: zodra je de data uit Bork ontsluit en combineert, kun je alle kanten op. Van strategische beslissingen tot operationele verbeteringen. Als je de data hebt, kan je mooi inzichten ontwikkelen.

Waar moet je op letten bij het ontsluiten van Bork?

Bij het ontsluiten van data uit Bork komen specifieke uitdagingen kijken. Wij delen graag onze belangrijkste inzichten voor een succesvolle data ontsluiting:

• Koppelen aan evenementen: Het direct koppelen van transacties aan een specifiek event is binnen Bork vaak lastig. Dit is een uitdaging die we regelmatig hebben gezien in de culturele sector. Een collega vraagt waarschijnlijk niet bij elke bestelling bij welk evenement hij of zij hoort. Een alternatief is het werken met een proxy-verdeling (bijvoorbeeld op basis van bezoekersaantallen voor evenementen op hetzelfde moment). Let wel op: dit blijft een schatting!
• De juiste landingsplek: Voor de opslag van je ruwe data is een stabiele omgeving zoals Azure (Storage Container) of AWS (S3 Bucket) nodig. Een juiste configuratie is hierbij cruciaal; zonder een efficiënte inrichting kunnen de cloud-kosten onnodig hoog oplopen.
• Respecteer de gelaagdheid: POS-data is hiërarchisch opgebouwd (orders bevatten meerdere producten). Definieer eerst duidelijk je gewenste output en begin dan met het transformeren van je data. Dit voorkomt vervuiling in je rapportages. Vergeet dit ook niet goed te controleren met eindgebruikers, mochten er gekke uitzonderingen in de data aanwezig zijn.
• Doorbeek de silo's: De standaard rapportages van Bork zijn prima voor de basis, maar de echte waarde ontstaat in een data ware- of lakehouse. Door horeca-omzet te combineren met ticketverkoop of event-genres, transformeer je ruwe cijfers in strategisch voordeel.

Bork ontsluiten voor BI of AI doeleinden?

Ben je benieuwd hoe wij dagelijks Bork-data ontsluiten? Of wil je gewoon een vraag stellen over dit onderwerp? Bij Quantile helpen we je graag verder. Zo helpen wij organisaties met het opzetten van een data ware- of lakehouse in combinatie met BI/AI doeleinden. Hiermee transformeer je ruwe data naar een krachtige BI-omgeving vol waardevolle inzichten, klaar voor de toekomst met AI. Mocht je hulp willen bij het ontsluiten, dan ligt onze Bork-connector voor je klaar. Wij verzorgen de configuratie en het beheer, zodat jij je volledig kunt focussen op het gebruik van de data.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact met ons op via de website of stuur een mail naar info@quantile.nl.